Verpflegungsmehraufwand-14 € (8 h) oder 28 € (24 h) pro Tag
km
Kilometer-Gefahrene Kilometer
Verpflegungspauschalen 2026 (Inland)
Abwesenheitsdauer
Pauschale
Mehr als 8 Stunden
14 €
24 Stunden
28 €
An-/Abreisetag (mehrtägig)
14 €
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Frühstück 20 %, Mittag 40 %, Abendessen 40 % von 28 €
Häufig gestellte Fragen zum Spesen-Rechner
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Inland betragen 2026: 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit, und 14 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. Diese Beträge sind steuerfrei erstattungsfähig.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt?
Bei gestellten Mahlzeiten wird die Verpflegungspauschale gekürzt: Frühstück um 20 % von 28 € (= 5,60 €), Mittag- und Abendessen um je 40 % von 28 € (= je 11,20 €). Die Kürzung erfolgt unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde.
Wie funktioniert die Kilometerpauschale?
Bei Nutzung des eigenen PKW kannst du 0,30 € pro gefahrenem Kilometer als Reisekosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten absetzen. Für die Entfernungspauschale zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt 2026 dagegen 0,38 € pro vollem Entfernungskilometer der einfachen Strecke. Für Motorrad/Moped gelten bei Reisekosten 0,20 € pro km. Die tatsächlichen Kosten können alternativ nachgewiesen werden.
Gelten die Pauschalen auch für Auslandsreisen?
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. Diese sind meist höher als die Inlandspauschalen und variieren je nach Zielland erheblich. Die aktuellen Sätze findest du im BMF-Schreiben zu den Auslandsreisepauschalen.
Kann ich Reisekosten auch in der Steuererklärung geltend machen?
Ja, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht oder nur teilweise erstattet, kannst du die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Die Verpflegungspauschalen sind allerdings auf die ersten 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt.
Was sind erstattungsfähige Reisenebenkosten?
Neben Verpflegung, Übernachtung und Fahrtkosten sind auch Reisenebenkosten erstattungsfähig: Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung, Telefon- und Internetkosten, Trinkgelder (angemessen), Reiserücktrittsversicherung und beruflich veranlasste Eintrittsgelder. Diese müssen einzeln belegt werden.
Wann gilt eine Dienstreise als mehrtägig?
Eine Dienstreise gilt als mehrtägig, wenn sie mindestens eine Übernachtung umfasst. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den An- und Abreisetag jeweils 14 €, unabhängig von der Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Für die Zwischentage gelten 28 € (ganztägige Abwesenheit).
Welche Reisedaten sind für den Spesen-Rechner entscheidend?
Abfahrt, Rückkehr, Reiseziel, Übernachtung und gestellte Mahlzeiten bestimmen die Pauschalen. Schon ein Hotelfrühstück oder eine Rückkehr kurz vor Mitternacht kann das Ergebnis verändern.
Warum sollte ich berufliche und private Reiseanteile trennen?
Nur beruflich veranlasste Anteile passen in die steuerliche Reisekostenrechnung. Private Verlängerungen, Erstattungen des Arbeitgebers und Belege sollten getrennt dokumentiert werden.
Welche Belege sollte ich zum Spesen-Rechner aufbewahren?
Hotelrechnung, Fahrtbelege, Einladung, Reisegrund und Arbeitgebererstattung erklären später, warum eine Pauschale oder ein tatsächlicher Aufwand angesetzt wurde.
Welche Mahlzeiten verändern die Spesenberechnung besonders?
Gestelltes Frühstück, Mittagessen oder Abendessen kürzt die Verpflegungspauschale. Deshalb sollten Hotelverpflegung und Arbeitgebererstattung im Spesen-Rechner separat notiert werden.