Berechne deine Reisekosten aus der Verpflegungspauschale, gefahrenen Kilometern und Belegen. Inklusive Arbeitgebererstattung und offener Steuerwirkung.
Reisetage, Kosten und Erstattung
Berechne berufliche Inlandsreisekosten aus Pauschalen, Belegen, Kilometern und Arbeitgebererstattung.
Reisekosten und offener Betrag
Verpflegung, Fahrtkosten, Belege, Erstattung und grobe Steuerwirkung
Gib Reisetage, Kosten und Erstattung ein.
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Wie berechnet der Reisekosten-Rechner den offenen Betrag?
ƒInlands-Reisekosten nach Pauschalen, Belegen und Erstattung
R=V+F+B−E
Variablen
R
Offene Reisekosten-Betrag, der nach Arbeitgebererstattung rechnerisch offen bleibt.
V
Verpflegung-Verpflegungspauschale abzüglich Kürzung für gestellte Mahlzeiten.
F
Fahrtkosten-Kilometerpauschale oder eingetragene Ticket- und Fahrtkosten.
B
Belege-Übernachtung und weitere beruflich veranlasste Reisenebenkosten.
E
Erstattung-Vom Arbeitgeber steuerfrei oder steuerlich gesondert erstatteter Betrag.
Beispielrechnungen für Inlandsreisen
Die Beispiele trennen Verpflegung, Fahrtkosten, belegte Kosten, Arbeitgebererstattung und offenen Betrag.
Fall
Verpflegung
Fahrt
Gesamt
Erstattung
Offen
Hinweis
Dreitägige Dienstreise
75,60 €
157,00 €
527,60 €
250,00 €
277,60 €
Hotel und Teil-Erstattung bleiben sichtbar getrennt
Eintägiger Kundentermin
14,00 €
54,00 €
80,00 €
40,00 €
40,00 €
bei mehr als 8 Stunden entsteht die kleine Verpflegungspauschale
Bahnreise mit Hotel
75,60 €
168,00 €
577,60 €
520,00 €
57,60 €
Belege können wichtiger sein als Kilometer
Voll erstattet
75,60 €
157,00 €
527,60 €
600,00 €
0,00 €
eine hohe Erstattung lässt keinen offenen Betrag übrig
Die Beispiele nutzen die deutschen Inlandspauschalen für das aktuelle Projektjahr.
Reisekosten-Pauschalen Inland 2026
Diese Werte nutzt der Rechner für Verpflegung, Mahlzeitenkürzung und private Kraftfahrzeuge.
Wert
Betrag
Einordnung
24 Stunden Abwesenheit
28,00 €
voller Inlandstag
An- oder Abreisetag
14,00 €
mehrtägige Reise mit Übernachtung
Mehr als 8 Stunden
14,00 €
eintägige berufliche Auswärtstätigkeit
Frühstück gestellt
-5,60 €
20 % der vollen Tagespauschale
Mittag- oder Abendessen gestellt
-11,20 €
je 40 % der vollen Tagespauschale
Privater Pkw
0,30 € je km
pauschaler Kilometersatz für berufliche Auswärtstätigkeiten
Motorrad oder Motorroller
0,20 € je km
pauschaler Kilometersatz für andere motorisierte Fahrzeuge
Quellenbasis: § 9 Abs. 4a EStG und die amtlichen Lohnsteuerhinweise zu Reisekosten.
Welche Unterlagen du für die Reisekosten brauchst
Reisekosten werden belastbarer, wenn Anlass, Zeiten, Kilometer, Belege und Erstattungen getrennt dokumentiert sind.
Bereich
Nachweis
Hinweis
Reiseanlass
Einladung, Auftrag, Termin, Projekt
beruflicher Anlass muss nachvollziehbar sein
Abwesenheit
Abfahrts- und Rückkehrzeit, Reisedaten
entscheidet über 14 € oder 28 € Verpflegungspauschale
Kilometer
Fahrtenbuch, Routenbeleg, Reisekostenformular
bei Pauschalsatz zählt die beruflich gefahrene Strecke
Belege
Bahn, Flug, Taxi, Hotel, Parken, Maut
private Zusatzleistungen getrennt herausrechnen
Erstattung
Lohnabrechnung oder Reisekostenabrechnung
erstattete Beträge mindern den offenen Betrag
Häufig gestellte Fragen zum Reisekosten-Rechner
Was berechnet der Reisekosten-Rechner?
Der Rechner addiert Verpflegungspauschalen, Kilometerpauschale, Ticketkosten, Übernachtungskosten und weitere Reisenebenkosten. Danach zieht er die Arbeitgebererstattung ab und zeigt, welcher Betrag rechnerisch offen bleibt.
Für welche Reisen passt der Rechner?
Er ist auf beruflich veranlasste Inlandsreisen ausgelegt. Dazu zählen Dienstreisen, Kundentermine, Seminare, Messen oder andere Auswärtstätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte.
Wann bekomme ich 14 € Verpflegungspauschale?
Die 14 € gelten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung.
Wann bekomme ich 28 € Verpflegungspauschale?
Die 28 € gelten für volle Kalendertage, an denen du wegen der beruflichen Reise 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist.
Warum kürzt der Rechner gestellte Mahlzeiten?
Wenn Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gestellt werden, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Der Rechner nutzt dafür 20 % der vollen Tagespauschale für Frühstück und je 40 % für Mittag- oder Abendessen.
Kann ich Hotelkosten pauschal ansetzen?
Für die eigene Steuererklärung sind bei Übernachtungen regelmäßig die tatsächlichen beruflichen Kosten nach Beleg entscheidend. Deshalb fragt der Rechner die Übernachtungskosten als Betrag ab.
Was ist mit Bahn, Flug, Taxi, Parken oder Maut?
Diese Beträge gehören in die Fahrtkosten oder Reisenebenkosten, wenn sie beruflich veranlasst und belegbar sind. Der Rechner trennt Kilometerpauschale, Tickets und sonstige Nebenkosten, damit nichts doppelt gezählt wird.
Was bedeutet Arbeitgebererstattung?
Das ist der Betrag, den dein Arbeitgeber für die Reise bereits erstattet hat oder steuerfrei erstatten will. Er mindert den offenen Betrag, weil du diese Kosten nicht nochmal als eigene Belastung ansetzen solltest.
Was sagt die geschätzte Steuerwirkung aus?
Die Steuerwirkung ist nur eine grobe Orientierung. Sie multipliziert den offenen Betrag mit deinem eingegebenen Grenzsteuersatz. Die tatsächliche Wirkung hängt von deiner Steuererklärung und weiteren Werbungskosten ab.
Warum ersetzt der Rechner keine Reisekostenabrechnung?
Eine echte Abrechnung muss Reisedaten, Anlass, Belege, Mahlzeiten, Erstattungen, Auslandsfälle und interne Arbeitgeberregeln korrekt prüfen. Der Rechner zeigt die Rechenlogik, ersetzt aber keine Prüfung der Unterlagen.