Berechne das Fristende für deine Geschäftsunterlagen aus Dokumentart und Jahr. Inklusive Löschdatum, Restlaufzeit und Pufferjahren mit eigener Warnung.
Dokumentjahr, Dokumentart und Fristpuffer
Berechne Fristende und frühestes Löschdatum für geschäftliche Unterlagen.
Fristende und Löschdatum
Aufbewahren bis, vernichtbar ab und Restdauer
Gib Dokumentjahr und Dokumentart ein, um das Ende der Aufbewahrungsfrist zu berechnen.
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Fristende-Kalenderjahr, bis zu dessen 31.12. die Unterlage aufbewahrt wird.
J
Dokumentjahr-Jahr, in dem die Unterlage entstanden, empfangen oder abgesandt wurde.
F
Aufbewahrungsfrist-Reguläre Frist in Jahren.
V
Verlängerung-Zusätzliche Jahre wegen Sonderfällen oder laufenden Verfahren.
L
Löschjahr-Jahr, ab dem die Unterlage rechnerisch vernichtet werden kann.
Beispielwerte für Aufbewahrungsfristen 2026
Die Beispiele zeigen, ab wann Unterlagen nach dem rechnerischen Fristende aussortiert werden könnten.
Unterlage
Dokumentjahr
Aufbewahren bis
Vernichtbar ab
Buchungsbeleg
2017
31.12.2025
01.01.2026
Jahresabschluss
2015
31.12.2025
01.01.2026
Geschäftsbrief
2019
31.12.2025
01.01.2026
Buchungsbeleg mit laufendem Verfahren
2018
31.12.2029
01.01.2030
Beispielrechnung für den Datenstand 2026. Vor dem Löschen zählen offene Prüfungen, Verfahren, Vertragsfristen und interne Sperren.
Typische Fristen nach Dokumentart
Die Tabelle fasst häufige geschäftliche Unterlagen zusammen. Entscheidend bleibt die konkrete Einordnung.
Frist
Typische Unterlagen
Rechenbasis
10 Jahre
Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse
10 Jahre nach HGB § 257 und AO § 147
8 Jahre
Buchungsbelege und Rechnungen
8 Jahre nach HGB § 257 und AO § 147
6 Jahre
Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen
6 Jahre nach HGB § 257 oder AO § 147
Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres. Der Rechner bildet keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung ab.
Häufig gestellte Fragen zum Aufbewahrungsfrist berechnen
Was berechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner?
Der Rechner bestimmt das rechnerische Ende einer Aufbewahrungsfrist. Du wählst Dokumentjahr und Dokumentart, ergänzt bei Bedarf Verlängerung oder internen Puffer und bekommst ein Datum, bis zu dem die Unterlage aufbewahrt werden sollte.
Warum beginnt die Frist meist erst am Jahresende?
Viele handels- und steuerrechtliche Fristen laufen nicht ab dem einzelnen Belegdatum, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahres. Ein Beleg aus März 2017 wird deshalb rechnerisch so behandelt, dass die Frist mit dem 31.12.2017 anläuft.
Wann ist ein Dokument wirklich vernichtbar?
Rechnerisch ist ein Dokument erst ab dem 01.01. nach dem Fristende vernichtbar. Praktisch solltest du vorher prüfen, ob Außenprüfungen, Einsprüche, Gerichtsverfahren, Gewährleistung oder interne Sperren eine längere Aufbewahrung verlangen.
Welche Unterlagen haben weiterhin 10 Jahre Frist?
Kernunterlagen der Buchführung, etwa Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und vergleichbare Abschlussunterlagen, werden im Rechner mit 10 Jahren geführt. Diese Einordnung ist konservativ und soll verhindern, dass zentrale Nachweise zu früh gelöscht werden.
Warum rechnet der Rechner bei Buchungsbelegen mit 8 Jahren?
Für Buchungsbelege wurde die frühere 10-Jahres-Frist im Handels- und Steuerrecht auf 8 Jahre verkürzt. Das betrifft typische Belege und Rechnungen, aber nicht jeden Sonderfall. Bestimmte regulierte Unternehmen oder laufende Verfahren können abweichen.
Wann gelten 6 Jahre Aufbewahrung?
6 Jahre sind typisch für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sowie bestimmte sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung. Die Grenze zu Buchungsbelegen ist nicht immer offensichtlich. Wenn ein Dokument eine Buchung belegt, ist die längere Frist naheliegend.
Was bedeutet Verlängerung im Rechner?
Eine Verlängerung bildet Fälle ab, in denen die reguläre Frist nicht ausreicht. Das kann bei einer laufenden Betriebsprüfung, einem Einspruch, einem Rechtsstreit oder anderen offenen Vorgängen passieren. Solche Unterlagen solltest du nicht nach Schema löschen.
Wofür ist der interne Sicherheitspuffer gedacht?
Der Puffer ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine organisatorische Entscheidung. Manche Unternehmen halten Unterlagen etwas länger, um Löschläufe zu bündeln oder Klärfälle abzudecken. Zu viel Puffer kann aber mit Datenschutz und Speicherhygiene kollidieren.
Reicht ein Ausdruck bei elektronischen Belegen?
Bei elektronischen Originalen reicht ein Ausdruck oft nicht. E-Rechnungen, digitale Belege und relevante Begleitdaten müssen während der Frist lesbar, vollständig und auswertbar bleiben. Deshalb gehört die Fristberechnung immer zum Archivkonzept.
Kann der Rechner Rechtsberatung ersetzen?
Nein. Der Rechner ordnet typische Fristen und Kalenderjahre. Er erkennt keine Sonderregeln, Branchenpflichten, Datenschutzrisiken, laufenden Verfahren oder Vertragsdetails. Bei größeren Löschaktionen sollte die fachliche Prüfung vor dem tatsächlichen Vernichten stehen.